Negli ultimi mesi si parla sempre più spesso di RENTRI, il nuovo Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti, introdotto dal Decreto Ministeriale 4 aprile 2023, n. 59 in attuazione dell’articolo 188-bis del D.Lgs. 152/2006.
Il sistema è stato ideato dal Ministero dell’Ambiente e della Sicurezza Energetica (MASE) per digitalizzare la gestione dei rifiuti e rendere più efficiente, trasparente e sicura ogni operazione di carico, scarico e trasporto.
Attraverso il portale RENTRI le imprese possono gestire in formato elettronico il registro di carico e scarico e i formulari di identificazione dei rifiuti (FIR), con la possibilità di visualizzare in tempo reale i movimenti e le giacenze.
Il passaggio al digitale è graduale e scandito da scadenze differenziate.
La conservazione digitale
Accanto alla gestione informatica dei registri entra in gioco un adempimento altrettanto importante: la conservazione digitale a norma, detta anche conservazione sostitutiva.
È il processo che garantisce la validità legale nel tempo dei documenti informatici generati nel RENTRI, assicurandone integrità, autenticità e leggibilità.
Non basta salvare o archiviare un file: per essere validi, i documenti devono essere firmati digitalmente, marcati temporalmente e conservati presso un soggetto accreditato AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale – D.Lgs. 82/2005 e dal DPCM 3 dicembre 2013.
Solo in questo modo registri e formulari mantengono valore giuridico e probatorio, equiparabile a quello dei documenti cartacei.
L’elenco dei soggetti abilitati alla conservazione sostitutiva è consultabile al seguente link
Chi deve occuparsene
Devono provvedere alla conservazione digitale tutti i soggetti che producono o gestiscono rifiuti e che sono tenuti all’iscrizione o all’utilizzo del RENTRI: produttori, trasportatori, intermediari e impianti di smaltimento o recupero.
L’obbligo riguarda anche le imprese che trattano rifiuti pericolosi, indipendentemente dalla loro dimensione.
È bene ricordare che il RENTRI non effettua automaticamente la conservazione dei documenti: ogni azienda deve gestirla autonomamente (se dispone di strumenti e personale idonei) o tramite un conservatore accreditato AgID.
Molte imprese scelgono di affidarsi a fornitori esterni specializzati, che garantiscono il rispetto delle regole tecniche di conservazione.
Perché è obbligatoria
La conservazione digitale è un obbligo previsto dalle Linee Guida AgID e rappresenta una garanzia di conformità per l’impresa.
Permette di dimostrare nel tempo la correttezza dei dati inseriti nei registri e nei FIR digitali, assicurando che i documenti restino autentici, integri e disponibili anche a distanza di anni.
Solo i documenti conservati correttamente hanno valore legale e probatorio.
In caso di controlli da parte degli enti preposti, l’azienda deve poter esibire i propri registri e formulari conservati a norma.
Inoltre, la corretta conservazione garantisce coerenza e tracciabilità rispetto agli altri adempimenti ambientali, come la dichiarazione MUD.
Come avviene la conservazione
Il processo di conservazione segue una procedura ben definita.
Almeno una volta all’anno i documenti vengono scaricati, firmati digitalmente e marcati temporalmente.
Successivamente, sono trasferiti nel sistema di conservazione accreditato, dove restano custoditi in modo sicuro, immodificabile e accessibile.
La durata della conservazione è di almeno 3 anni, salvo disposizioni specifiche più estese.
Per i formulari digitali (FIR), l’obbligo di conservazione digitale a norma entrerà pienamente in vigore dal 1° gennaio 2026, in coerenza con la graduale attivazione del sistema RENTRI.
La conservazione può essere gestita internamente, se l’azienda dispone di strumenti e personale idonei, oppure esteriormente, affidandosi a un fornitore qualificato.
In entrambi i casi è essenziale che il sistema sia conforme alle Linee Guida AgID e garantisca la reperibilità dei documenti per tutto il periodo previsto.
Va ricordato che la conservazione digitale è un adempimento distinto dal MUD, che rimane la dichiarazione annuale dei rifiuti prodotti e gestiti.
Scadenze e buone pratiche
Come indicato nel Portale di Supporto del RENTRI è l’impresa stessa a decidere la frequenza che riterrà idonea in base alla propria organizzazione, ed in funzione della migliore diligenza che riterrà di adottare.
Di seguito alcune ipotesi gestionali che vanno considerate valide:
Ipotesi a): nei termini previsti dalla normativa sulla conservazione delle scritture contabili (3 mesi dal termine di presentazione delle relative dichiarazioni annuali dell’esercizio di competenza);
Ipotesi b): contestualmente alla trasmissione dei dati al RENTRI (con cadenza definita nel decreto 4 Aprile 2023 n. 59);
Ipotesi c): con cadenza definita dalle procedure adottate dall’operatore (ma comunque entro i temini previsti di cui all’ipotesi a).
A prescindere dalle tempistiche che l’organizzazione intenderà seguire, in caso di ispezione da parte degli enti di controllo, l’organizzazione dovrà produrre, attraverso il sistema gestionale o attraverso i servizi di supporto, il registro da esibire.
Un controllo periodico della coerenza tra registro RENTRI, documenti conservati e dichiarazione MUD aiuta a evitare incongruenze in caso di verifica.
Inoltre, è opportuno scegliere con attenzione il proprio conservatore digitale, assicurandosi che sia inserito nell’elenco ufficiale dei soggetti accreditati AgID e che offra garanzie di conformità normativa e sicurezza dei dati.
In breve
Il RENTRI rappresenta un passaggio decisivo verso la piena digitalizzazione del sistema di gestione dei rifiuti in Italia.
Per completare correttamente il processo, è indispensabile attivare la conservazione digitale a norma, che ne assicura la validità legale e la tracciabilità nel tempo.
Ogni azienda deve quindi pianificare per tempo la gestione dei propri registri digitali, scegliere un conservatore qualificato e rispettare le tempistiche previste dal decreto.
Solo così il passaggio al digitale sarà completo, sicuro e perfettamente conforme alla normativa.